El orden en el puesto de trabajo

Muchas veces, desde Recursos Humanos se centran en enseñar al empleado a ser más productivo con su trabajo y a no perder el tiempo; sin embargo, muchas veces, nos olvidamos de los obstáculos externos que sin darnos cuenta se convierten en estímulos negativos a favor de la improductividad. Uno de estos obstáculos, el desorden.

El sitio de trabajo, tu oficina, tu mesa, cajonera y ordenador son tu templo. A menos que seas un comercial, entre esas cuatro paredes lo das todo. Encaríñate con él, y cuídalo del caos. El desorden impide un entorno de concentración. Cuantos más papeles tengas en tu mesa, más difícil será que tu mente se concentre plenamente en el ordenador y la tarea que tienes que realizar. Imagínatela como una gran montaña de obstáculos que tienes que escalar para poder llegar a tu objetivo. En vez de escalarla, ¿no es más fácil apartarla de tu camino?

Almacenar

Bien, hacemos un barrido de la mesa y la vaciamos. ¿Pero qué hacemos con todos esos papeles? Aquí podríamos aplicar los mismos principios que propone Marie Kondo en su libro “La magia del orden” para mantener el orden doméstico. Serán dos ámbitos distintos, pero la idea se aplica igual. Un buen orden exige de un sistema de almacenamiento sencillo, estable y eficaz, con un sitio propio para cada tipo de objeto o documento que necesitemos guardar, estructurado de forma temática lo más metódicamente posible. Clasifica los objetos por tipo o de uso relacionado, y guárdalos en el mismo lugar. Los de uso más frecuente, más a mano. Usa divisores para los cajones. Y los papeles es mejor guardarlos en vertical, sino, los de debajo de la pila se olvidan.

Descartar

Pero el orden no es guardarlo todo y continuar acumulando. El orden implica descartar. No vale la pena acumular papeles y folletos que ya no utilizamos. El primer criterio debe ser, ¿Lo he consultado en un periodo de tiempo razonable, como pueden ser 6 meses? Si la respuesta es sí, se les asignará un lugar accesible. Si la respuesta es no, pasamos al siguiente criterio ¿Son documentos importantes que de forma imprescindible se tienen que mantener “por si las moscas”? Si la respuesta es sí, se les asignará los espacios de almacenaje más difíciles de acceder para que no estorben.

Lo Digital, ayuda

Y todo aquello que se pueda escanear y guardar en formato digital para no ocupar espacio, mejor que mejor. En Marketing Manager, como agencia de marketing y publicidad, necesitamos realizar bocetos, planificar tareas, redactar flujos de trabajo, antes de diseñar una página web y preparar la estrategia de marketing de nuestros clientes. Para ello, usamos herramientas digitales como Evernote, Wunderlist, Toggle, que ayudan a reducir las pilas de papeles y los pósits.

Personalizar

También es importante personalizar tu sitio de trabajo, hacerlo tuyo, pero no lo llenes de demasiadas cosas o se pondrán en tu contra y volverá a ser una montaña de estímulos anti-concentración. Recuerda que los espacios que has dejado vacíos no son para volver a llenarlos, sino para alejar el caos.

Entonces ¿por dónde empiezo?, sigue estas directrices, pero muy importante, plantea una operación general, para asegurarte de que el mantenimiento mínimo del día a día solo sea colocar en su sitio de forma inconsciente aquellas cosas que has utilizado. Comprobarás que ahorras más tiempo y eres más productivo.